PRESENTACIÓN DEL EXAMEN ELPAC EN COLOMBIA
Administrado por Global Aviation Training Versión Legal – 2026PREÁMBULO
El presente documento establece los términos y condiciones que regulan la inscripción, administración, presentación, evaluación y certificación del Examen ELPAC (English Language Proficiency for Aeronautical Communication) en la República de Colombia, bajo la coordinación y administración de Global Aviation Training, en adelante el Centro Administrador.
La inscripción al examen implica la aceptación expresa, libre, voluntaria e informada de todas las disposiciones aquí contenidas por parte del candidato.
1. Definiciones
Para efectos del presente documento se entenderá por: 1.1. ELPAC: Examen internacional de competencia lingüística en inglés para comunicaciones aeronáuticas. 1.2. Propietario del Examen: EUROCONTROL. 1.3. Centro Administrador: Global Aviation Training (Integral Education SAS). 1.4. Centro de Aplicación: Instalación física habilitada para la aplicación del examen. 1.5. Evaluador(es): Personal autorizado para la administración y calificación del examen. 1.6. Candidato: Persona natural inscrita para presentar el examen. 1.7. Inscripción: Registro formal, validación documental y pago. 1.8. Fecha de Examen: Día programado para la aplicación de la prueba.2. Alcance y aceptación
La inscripción al examen constituye aceptación expresa de estos términos y condiciones, generando vínculo contractual entre el candidato y el Centro Administrador.
2.1. Identificación del responsable y canales oficiales de atención (Nuevo)
El examen ELPAC en Colombia es administrado por el Centro Administrador, cuya información de identificación y contacto es la siguiente: • Razón social: Integral Education SAS (operando comercialmente como Global Aviation Training) • NIT: 9006201827 • Domicilio: República de Colombia • Dirección: Ave calle 26 # 85d 55 local A145 • Correo electrónico oficial de notificaciones y solicitudes: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. • Línea de atención / WhatsApp corporativo: 321 362 7295 • Horario de atención: Lunes a viernes de 8am a 6pm El candidato reconoce que las comunicaciones oficiales, solicitudes, confirmaciones y notificaciones se tramitarán únicamente por los canales anteriormente indicados.2.2. Relación con EUROCONTROL y alcance de responsabilidad
El candidato reconoce que EUROCONTROL es el propietario del examen ELPAC y de sus derechos asociados (incluyendo, sin limitarse a ello, derechos de propiedad intelectual, metodologías, formatos, banco de ítems, criterios y estándares de evaluación).
El Centro Administrador actúa como coordinador y administrador operativo del proceso en Colombia, sin que ello implique representación legal de EUROCONTROL frente al candidato. En consecuencia, las obligaciones contractuales relacionadas con inscripciones, pagos, reprogramaciones, logística, condiciones operativas, gestión administrativa y atención al candidato se entienden asumidas por el Centro Administrador, bajo los límites de este documento y la normativa aplicable.
3. Identificación obligatoria – Política “Sin identificación, no hay examen”
El candidato deberá presentar el día del examen documento de identidad original, vigente y válido, aceptándose únicamente:
• Pasaporte vigente, o • Cédula de ciudadanía colombiana vigente.La no presentación del documento original impedirá la presentación del examen y se considerará NO SHOW, sin derecho a reembolso.
Si el candidato es requerido de una segunda identificación para verificación de la foto y del candidato, debe tenerla disponible en el momento del examen.
4. Vigencia del documento de identidad
El documento presentado deberá encontrarse vigente en la fecha del examen. Si el documento se encuentra vencido, el candidato no podrá presentar la prueba y perderá el valor pagado.
5. Responsabilidad sobre la información suministrada y corrección de datos
El candidato es el único responsable de la veracidad, integridad y exactitud de toda la información suministrada al momento de la inscripción.
En caso de que la información registrada se encuentre incompleta, incorrecta, inconsistente o errónea, y dicha situación requiera correcciones administrativas, validaciones adicionales, reprocesos operativos o afecte la programación o certificación del examen, el candidato deberá asumir un cargo administrativo equivalente al cuarenta por ciento (40%) del precio comercial vigente del examen.
El candidato podrá informar el error, solicitar la corrección y realizar el pago correspondiente hasta el mismo día programado para la presentación del examen, siempre que dicha corrección sea operativamente viable.
La corrección de la información solo será efectuada una vez se haya confirmado el pago del cargo administrativo.
En caso de que el candidato no informe oportunamente el error, no solicite la corrección o no realice el pago correspondiente, el Centro Administrador podrá suspender o impedir la presentación del examen o invalidar el proceso de certificación, sin que ello genere derecho a reembolso o compensación alguna.
6. Requisitos de inscripción
Solo se considerarán válidas las inscripciones que:
• Se encuentren completamente diligenciadas en la página web de la empresa. • Cuenten con el pago total confirmado. • Incluyan la documentación requerida correctamente.El Centro Administrador podrá rechazar solicitudes incompletas.
7. Valor del examen
El valor del examen será informado al momento de la inscripción y podrá ser actualizado para futuras convocatorias. Si desea la entrega del examen en menos de 24 horas (Resultado Express) deberá hacer un pago adicional.
8. Pagos
Todos los pagos asociados al examen, reprogramaciones, correcciones o cargos administrativos deberán realizarse de manera anticipada conforme a los medios habilitados por el Centro Administrador.
8.1. Política de reembolsos
Los pagos efectuados por concepto de inscripción al examen ELPAC se consideran, por regla general, no reembolsables, excepto en los casos expresamente previstos en el presente documento o cuando exista obligación legal aplicable.
Sin perjuicio de lo anterior, el Centro Administrador podrá efectuar devoluciones bajo los siguientes lineamientos generales:
a) Devolución total: procederá únicamente si el Centro Administrador cancela de manera definitiva la sesión del examen y no ofrece al candidato una alternativa razonable de reprogramación.
b) Devolución parcial: podrá proceder cuando existan costos administrativos o financieros ya causados, incluyendo comisiones de pasarela de pago, costos bancarios, gastos de logística previamente ejecutados o recursos asignados.
c) No devolución: aplicará en casos de NO SHOW, incumplimiento de identificación, documento vencido, fraude, suplantación, incumplimiento de normas de conducta, o situaciones imputables al candidato.
Cuando aplique devolución, esta se realizará utilizando el mismo medio de pago utilizado por el candidato o por el medio bancario que determine el Centro Administrador, dentro de un plazo máximo de treinta (30) días hábiles, salvo circunstancias ajenas al control del Centro Administrador.
8.2. Reversión del pago
Cuando la inscripción se haya pagado a través de mecanismos electrónicos y el candidato considere que existe causal legal para solicitar la reversión del pago (tales como fraude, operación no solicitada, no recepción del servicio o incumplimiento en la entrega), deberá presentar su solicitud conforme al procedimiento previsto por la normativa vigente y de acuerdo con el canal de atención del Centro Administrador, adjuntando soportes suficientes para evaluación.
La reversión del pago, de ser procedente, se realizará conforme a los tiempos y condiciones de la entidad financiera y del operador del medio de pago, sin que el Centro Administrador pueda garantizar plazos distintos a los establecidos por dichas entidades.
9. Reprogramación de fecha de examen
La reprogramación de la fecha del examen únicamente será autorizada en los siguientes casos debidamente justificados:
a) Para pilotos activos: cuando exista reprogramación de vuelos o asignaciones operativas por parte de la compañía aérea empleadora. b) Para cualquier candidato: en casos de calamidad doméstica, enfermedad o accidente, siempre que se adjunte evidencia documental válida que respalde la solicitud.
Fuera de los casos expresamente señalados, no se autorizarán solicitudes de reprogramación.
Toda reprogramación aprobada generará un recargo administrativo obligatorio equivalente al cincuenta por ciento (50%) del valor comercial vigente del examen, el cual deberá ser cancelado previamente a la confirmación de la nueva fecha.
La nueva fecha será asignada exclusivamente de acuerdo con la disponibilidad de cupos en las sedes habilitadas, sin que exista garantía de asignación inmediata ni prioridad frente a otros candidatos previamente programados.
El no pago oportuno del recargo o la no presentación de los soportes exigidos impedirá la confirmación de la reprogramación.
10. Derecho de retracto y cancelaciones
De conformidad con el Estatuto del Consumidor colombiano (Ley 1480 de 2011), el candidato podrá ejercer el derecho de retracto únicamente cuando:
• La inscripción haya sido realizada mediante mecanismos no presenciales o electrónicos, y• La fecha programada para la presentación del examen no supere un plazo máximo de tres (3) semanas de anticipación contadas desde la fecha de inscripción.
El retracto deberá ser solicitado por escrito dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la inscripción.
Una vez superado el plazo de tres (3) semanas previas a la fecha del examen, no procederá el derecho de retracto, aplicándose las condiciones establecidas en los numerales de cancelación y reprogramación.
Los reembolsos, cuando apliquen, se efectuarán conforme a la normativa vigente, descontando los costos administrativos y financieros incurridos.
11. No presentación (NO SHOW)
La inasistencia del candidato el día programado implicará:
• Pérdida total del valor pagado. • No reembolso. • No derecho automático a reprogramación.12. Fuerza mayor y caso fortuito
El Centro Administrador no será responsable por cancelaciones o modificaciones derivadas de eventos de fuerza mayor o caso fortuito, incluyendo, pero no limitados a, fenómenos naturales, restricciones gubernamentales, fallas de servicios públicos, situaciones de orden público o emergencias sanitarias. En estos casos podrá reprogramarse la fecha sin devolución monetaria.
13. Necesidades especiales
El candidato deberá informar por escrito cualquier necesidad especial con una antelación mínima de quince (15) días calendario, adjuntando soporte médico. La atención estará sujeta a viabilidad logística.
14. Seguridad, control y protección de datos
El candidato autoriza el registro fotográfico, audiovisual y los controles de identidad necesarios para la seguridad del proceso. El tratamiento de datos se realizará conforme a la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes.
14.1. Política de retención y custodia de evidencias
El candidato autoriza que, con fines de seguridad, auditoría, prevención de fraude, control de calidad y soporte ante reclamaciones, el Centro Administrador pueda conservar registros fotográficos, audiovisuales y/o evidencias asociadas al proceso del examen.
Dichas evidencias serán administradas con acceso restringido, medidas razonables de seguridad y serán conservadas por un periodo limitado acorde con la finalidad del tratamiento, tras lo cual podrán ser eliminadas conforme a las políticas internas del Centro Administrador y la normativa aplicable.
15. Conducta y sanciones
Se considerará falta grave cualquier intento de fraude, suplantación, copia, alteración del orden o uso de dispositivos no autorizados. Estas conductas darán lugar a la cancelación inmediata del examen, pérdida del valor pagado y posibles acciones legales.
15.1. Propiedad intelectual y confidencialidad del contenido del examen
El candidato reconoce que el contenido del examen, su estructura, metodología, materiales, criterios de evaluación y cualquier elemento asociado constituye propiedad intelectual del propietario del examen y/o de los titulares autorizados.
En consecuencia, el candidato se obliga a no grabar, reproducir, copiar, divulgar, distribuir, publicar o transmitir total o parcialmente el contenido del examen, ni directa ni indirectamente, por ningún medio. El incumplimiento de esta obligación podrá dar lugar a sanciones, anulación del examen y acciones legales conforme a la normativa aplicable.
16. Resultados
Los resultados serán entregados en un plazo estimado de cinco (5) a diez (10) días hábiles, sujeto a auditorías de calidad.
16.1. Solicitudes de revisión, apelación o reclamación de resultados
El candidato podrá presentar una solicitud formal de revisión o reclamación de resultados dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación oficial del resultado, mediante el canal autorizado por el Centro Administrador.
La solicitud deberá ser motivada, clara y acompañada de la información mínima requerida. El Centro Administrador podrá, según el caso, adelantar verificaciones administrativas y controles de consistencia, sin que ello implique entrega del contenido del examen, banco de preguntas, criterios internos protegidos o material confidencial.
El trámite podrá generar costos administrativos, los cuales serán informados al candidato antes de su causación, si aplica. La decisión final será comunicada al candidato dentro de un plazo razonable según la complejidad del caso.
17. Retrasos en resultados
Los retrasos derivados de auditorías, controles de calidad o causas técnicas no generarán compensación ni reembolso.
18. Uso y verificación de resultados
El candidato autoriza que sus resultados puedan ser verificados por autoridades aeronáuticas, empleadores o instituciones académicas.
19. Administración del examen en sedes sin evaluadores locales
En aquellas sedes donde no se cuente con evaluadores locales certificados, incluyendo expresamente la ciudad de Barranquilla u otras ciudades que la empresa decida, el candidato deberá asumir un cargo administrativo adicional destinado a cubrir los costos logísticos, operativos y de desplazamiento de evaluadores externos.
Este cargo tendrá un valor fijo avisado antes de registrarse para el examen en dicha ciudad, este será facturado de manera independiente al valor del examen y será requisito obligatorio para la programación y realización de la prueba.
El no pago oportuno impedirá la asignación de fecha.
20. Modificaciones
El Centro Administrador podrá modificar estos términos para futuras inscripciones.
20.1. Aplicación de versiones vigentes
Las condiciones aplicables a cada candidato serán aquellas vigentes al momento de su inscripción y pago. Las modificaciones posteriores se aplicarán únicamente a inscripciones futuras, salvo que exista disposición legal obligatoria o que el cambio beneficie objetivamente al candidato sin afectar su situación contractual.
20.2. Limitación de responsabilidad
El candidato reconoce que el examen ELPAC es un instrumento de evaluación lingüística y que su resultado constituye una medición bajo estándares técnicos y condiciones controladas.
En consecuencia, el Centro Administrador no será responsable por decisiones de terceros basadas en los resultados (incluyendo autoridades aeronáuticas, aerolíneas, empleadores o instituciones), ni por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades, gastos de desplazamiento, hospedaje, tiempo invertido u otros costos asumidos por el candidato derivados de la inscripción, presentación o resultado del examen.
20.3. PQRS y comunicaciones formales
El candidato podrá presentar peticiones, quejas, reclamos y solicitudes (PQRS) a través del correo y canales oficiales del Centro Administrador.
Toda comunicación se considerará formal únicamente cuando sea radicada por los canales autorizados y contenga, como mínimo: nombre completo del candidato, tipo de documento, número de identificación, fecha programada del examen (si aplica), descripción del requerimiento y soportes relevantes.
El Centro Administrador responderá en los términos previstos por la normativa vigente y/o en plazos razonables según la naturaleza del requerimiento.
21. Jurisdicción y ley aplicable
Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia será resuelta ante los jueces competentes.
22. Aceptación electrónica
La inscripción electrónica equivale a aceptación contractual plena.
ELPAC Exam Terms & Conditions
(Applicable to candidate taking the ELPAC Exam)
Version 1.1 – February 15th 2020
I understand that if the details on this form are not completed my Application may not be processed.
A copy of this Terms & Conditions MUST be given to the Candidate, at the time of filing of the application form. It is important that the candidate reads and fully understands the applicable test related rules & regulations given hereunder;
- Exam Owner: The ELPAC Exam is owned by EUROCONTROL.
- Authorised Centre: This refers to the Authorised Exam Centre as approved by EUROCONTROL which is INTEGRAL EDUCATION also referred to as the “Centre”
- No ID No Exam Policy: All candidates MUST BRING with them THE ORIGINAL VALID AND APPROVED IDENTIFICATION (ID) ON THE DAY OF THE TEST. If the candidates DO NOT BRING the ID in original, on the Exam day, THEY WILL NOT BE ALLOWED TO SIT THE EXAM. The candidates MUST CARRY WITH THEM THE ID, IN ORIGINAL FOR THE LISTENING TEST also.
- Identification Document (ID): A valid Passport, a National ID is currently treated as the approved ID.
- Validity of the Identification Document (ID): The ID that is submitted by the candidate and accepted by the centre, MUST be valid as on the date of the Exam. If the validity of ID submitted by the candidate expires before the date of the Exam, the candidate WILL NOT BE ALLOWED to sit the Exam, the candidate will be treated as NO SHOW and no refund will be admissible in such case.
- Arrangements for Special Needs: INTEGRAL EDUCATION Authorised Exam Centre will try its best to arrange for the special needs (such as Visual difficulties, Hearing difficulties, Specific Learning difficulties i.e. Dyslexia) of an applicant as requested and as per the details provided in the application form, supported by necessary Medical Certificate. In certain circumstances, the requirements may take long processing time. It is therefore suggested that the applicant discusses with the test centre such requirement prior to submitting the application form. INTEGRAL EDUCATION and the Centre would try their best to make such arrangements, but do not guarantee fulfillment of such requests at all times.
- Application Form: Application form, completed in all respects will only be considered. Incomplete applications will be rejected. The details on the application form are collected for the purpose of the ELPAC Exam and that these details may be disclosed to, processed and stored by INTEGRAL EDUCATION and the Centre for the purpose of Exam administration and that these details and the Exam results will be disclosed by INTEGRAL EDUCATION on the verification site and to those academic institutions or other recognizing bodies to whom the applicant submits enrolment application, for the purpose of allowing such institutions or entities to verify the results of the Exam.
- Exam Fee: The Exam fee is fixed by the Centre and communicated to the candidates from time to time.
- Payment: All Payments, for Exam fee, Transfer / Shifting (i.e. Postponement / Pre‐ ponement) must be paid by the candidate at the moment of the registration.
- Photograph: All applications must be forwarded with applicant’s recent 3.5 * 4.5 size photograph (no later than three months old).
- Allotment of Exam Date: Date will be allotted, based on the choice provided by the applicant in his / her application form or as selected while completing the online registration. However, in case the requested date is not available the candidate will be notified of the next available date, which if acceptable to the candidate will be allotted else the application will be returned to the candidate.
- Information provided by the Applicant: The candidate takes full responsibility for the correctness of the information provided in the application form. Any information found to be incorrect at any stage will automatically lead to cancellation of the Exam and the result. The fee paid for such Exam will stand forfeited.
- Request for Transfer of Exam Date: A request for transfer of Exam date (i.e. postponement or preponement) to another date will be entertained as per the "Exam Date Transfer & Cancellation Policy", in effect at the time of such request and as modified from time to time. The decision of the Centre, would be final and binding on the applicant. An administrative fee will be charged.
- Request for Withdrawal / Cancellation: All applications for withdrawal/cancellation will be entertained as per the "Exam Date Transfer & Cancellation Policy", in effect at the time of such request and as modified from time to time. The decision of the Centre, would be final and binding on the applicant. An administrative fee will be charged.
- No Show / Absent on Exam Day: In case an applicant fails to report on the Exam date, his / her application will be treated as cancelled, and the candidate will lose their full Exam fee and NO REFUND would be possible. The decision of the Centre, would be final and binding on the applicant.
- Exam day photograph: All candidates taking the The ELPAC Exam will have their photo taken on the day of the Exam. This increases the security of the Exam. No‐one will be able to access your picture unless you give them access to it. All photos taken on the Exam day are treated as confidential, like all your other information.
- Malpractice: The Centres will strictly deal with any malpractice(s) adopted by the candidate, including Impersonation, Tampering / Adjusting seating plan with malpractice in mind, copying / collusion, disrupting the Exam in any manner, removing or copying or attempting to remove or copy any Exam material from the Exam room, doing anything that might in any manner damage the integrity and security of the The ELPAC Exam, as per guidelines of INTEGRAL EDUCATION and the local law of the land. The Exam taken by such candidates will be CANCELLED and the candidate will be DISQUALIFIED. The candidate can also be liable to prosecution and may be prohibited from taking the ELPAC Exam in future, as per the decision of the Centre and law of the land, which will be binding on the candidate.
- Results: The Exam 'Results’ will be deliver to the candidate after four working days.
- Delay in results: INTEGRAL EDUCATION takes all necessary steps to release the results within the stipulated period. However, in view of the quality assurance audits, including re‐checking etc., in some cases, the results may be delayed. Candidates will be informed by Email as provided on the application form about such delay including the revised result release date, by the Centre. INTEGRAL EDUCATION and/or the Centre will not be held responsible for any delays that may be caused in view of such quality assurance activities and no claims or refunds would be entertained.
- Exam Terms and Conditions: Once an application is submitted, it will be assumed that the applicant has read and understood all the terms and conditions herein. The terms and conditions can be modified and/or changed as deemed fit, by the Centre and INTEGRAL EDUCATION, without giving prior notice. Such modified terms and conditions once communicated to the applicant would be applicable and binding on the applicant.
Declaration by the candidate.
I wish to be admitted for a ELPAC Exam at the Centre for the date stated in my form. I understand that this is an electronically submitted form and needs no signature and I understand that by completing this form I confirm that I have read, understood and agree to the terms and conditions and confirm my acceptance to abide by them.